Regulamin Konkursu
pn. „Równowaga. Prokobieca firma roku”
Edycja 2025

[wersja z 12.11.2025 r.]

I. Wstęp

1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa prawa i obowiązki Organizatorów oraz Uczestników III edycji ogólnopolskiego konkursu pod nazwą „Równowaga. Prokobieca firma roku” („Konkurs”) w tym zasady przeprowadzenia i warunki uczestnictwa w Konkursie.
2. Celem Konkursu jest wyłonienie liderów wśród pracodawców, którzy działają na rzecz wyrównywania szans kobiet i mężczyzn w miejscu pracy oraz zachęcenie do zmiany w podmiotach, które nie realizują działań w tym obszarze. Przez pokazywanie pozytywnych przykładów Organizatorzy (zdefiniowani w części II ust. 1 Regulaminu) mają na celu inspirowanie pracodawców do tworzenia środowiska pracy równego dla wszystkich pracujących, niezależnie od płci.

II. Informacje ogólne o Konkursie

1. Pomysłodawcami, organizatorami i przeprowadzającymi Konkurs są:
   1. Kulczyk Foundation, fundacja założona i działająca pod prawem polskim, z siedzibą w Warszawie (00-526), ul. Krucza 24/26, wpisana do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000471002, NIP: 7010414847, REGON: 147124722;
   2. Stowarzyszenie Kongres Kobiet, stowarzyszenie założone i działające pod prawem polskim, z siedzibą w Warszawie (03-604), ul. Spójni 22, wpisane do Rejestru Przedsiębiorców i Rejestru stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347440, NIP: 7010218282, REGON: 142243988;
   3. Konfederacja Lewiatan, związek pracodawców założony i działający zgodnie z prawem polskim, z siedzibą w Warszawie (00-727), ul. Z. Cybulskiego 5, wpisany do Rejestru stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000053779, NIP: 5262353400, REGON: 014859361;
      – dalej jako „Organizatorzy” lub „Organizator”.
2. W Konkursie będą oceniane działania pracodawców w pięciu obszarach:
   1. polityka i mechanizmy równości;
   2. rozwój i szkolenia;
   3. równowaga praca-dom;
   4. płace oraz;
   5. zdrowie;

   – dokonania Uczestników w tych dziedzinach ocenią członkowie Komitetu Selekcyjnego oraz Kapituła Konkursu, w oparciu o analizę danych ilościowych i jakościowych zebranych poprzez Formularze. W każdym z wymienionych powyżej obszarów przewiduje się możliwość uzyskania maksymalnie 20 punktów.

3. W tegorocznej edycji Konkursu Organizatorzy przewidują nową, dodatkową kategorię pt. „Ambasador_ka Równowagi w firmie” („Kategoria Specjalna”). Celem przedmiotowej kategorii jest wyróżnienie osoby – pracownika_czki Uczestnika – która poprzez swoje działania, postawę oraz zaangażowanie (w ramach działań wewnętrznych jak i zewnętrznych) przyczynia się do wspierania równości płci w miejscu pracy.

III. Zasady uczestnictwa w Konkursie

1. W Konkursie może wziąć udział każdy podmiot zatrudniający co najmniej 10 pracowników różnej płci – przedsiębiorca, instytucja, jednostka administracji publicznej, organizacja społeczna oraz inny podmiot, niezależnie od formy prawnej – utworzony i działający zgodnie z prawem polskim oraz prowadzący działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Tym samym określenie „firma” w nazwie Konkursu oznacza pracodawców niezależnie od ich formy prawnej.
2. Przez „pracowników_czki” – dla celów Regulaminu, Konkursu i Formularza – rozumie się osoby fizyczne świadczące pracę/usługi na rzecz podmiotu, zatrudnione przez podmiot na podstawie umowy o pracę, jak również cywilnoprawnych umów o stałą współpracę (jak zlecenie, dzieło, o świadczenie usług, o współpracę, w tym w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej). Określenie „pracodawca” oraz „zatrudnienie” używane w Regulaminie – rozumie się odpowiednio.
3. Uczestnictwo w Konkursie nie wiąże się z żadnymi opłatami na rzecz Organizatorów.
4. Podmioty zamierzające wziąć udział w Konkursie dokonują zgłoszenia poprzez wypełnienie wszystkich części formularza dostępnego na stronie internetowej Konkursu („Formularz”) oraz jego złożenie, w terminie wskazanym w ust. 9 poniżej. Formularz dotyczy pięciu obszarów, określonych w części II ust. 2. Regulaminu („Obszary”). Formularz będzie dostępny w czterech wersjach dla czterech kategorii Uczestników – dla firm zatrudniających od 10 do 99 pracowników, dla firm zatrudniających 100 pracowników i więcej, dla organizacji pozarządowych oraz dla instytucji publicznych („Kategorie”). Uczestnikami Konkursu są podmioty, które złożyły Formularz zgodnie z Regulaminem („Uczestnicy”).
5. Wraz z Formularzem Uczestnik składa podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Uczestnika oświadczenia wymagane przez Organizatorów w celu uczestnictwa w Konkursie, zamieszczone na stronie internetowej Konkursu, w szczególności oświadczenia Uczestnika w następującym przedmiocie:
   1. oświadczenie, że Uczestnik zapoznał się z Regulaminem i akceptuje jego treść;
   2. oświadczenie o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku z Konkursem;
   3. oświadczenie o kompletności, rzetelności i zgodności z prawdą informacji przedłożonych w Formularzu;
   4. oświadczenie o uprawnieniu do działania w imieniu i na rzecz Uczestnika przez osoby składające Formularz oraz działające w związku z tym Formularzem i jego uczestnictwem w Konkursie.
6. Poprzez złożenie Formularza Uczestnik potwierdza, że jego udział w Konkursie następuje na warunkach określonych w Regulaminie, akceptuje oraz zobowiązuje się przestrzegać warunków Regulaminu oraz składa określone w nim oświadczenia Uczestnika.
7. Uczestnik ma prawo złożyć tylko jeden Formularz w danej edycji Konkursu – z zastrzeżeniem części IIIA Regulaminu.
8. Rozpatrywane będą tylko Formularze wypełnione i złożone zgodnie z Regulaminem. Organizatorzy nie wzywają Uczestników do uzupełnienia Formularza w przypadku braków formalnych. Formularze niespełniające wymagań formalnych nie będą rozpatrywane merytorycznie.
9. Formularz Konkursu będzie udostępniony od dnia 06 września 2025 r. do 28 listopada 2025 r. godz. 23:59 na stronie internetowej Konkursu pod adresem: www.rownowaga.org.pl („strona internetowa Konkursu”).
10. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konkursie poprzez przesłanie, w terminie nie później niż do 12 grudnia 2025 r., wiadomości e-mail w przedmiocie rezygnacji, na adres: kontakt@rownowaga.org.pl.
11. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do kontaktu z Finalistą lub Rekomendowanym w celu potwierdzenia informacji zawartych w Formularzu lub związanych z jego uczestnictwem w Konkursie, a Finalista lub Rekomendowany zobowiązany jest do przedłożenia wszelkich informacji, wyjaśnień i dokumentów wykazujących informacje wskazane w Formularzu lub związane z jego uczestnictwem w Konkursie, zgodnie wymaganiem Organizatorów. Odmowa udostępnienia wymaganych informacji, wyjaśnień lub dokumentów w terminie wskazanym przez Organizatora będzie równoważna z wykluczeniem Finalisty/Rekomendowanego z Konkursu.
12. Organizatorzy mają ponadto prawo wykluczyć z uczestnictwa w Konkursie Uczestnika, którego Formularz zawierać́ będzie treści sprzeczne z Regulaminem, obowiązującym prawem, zasadami współżycia społecznego, dobrymi obyczajami, naruszające dobre imię̨ albo renomę̨ Organizatora, który przedłożył w Formularzu dane nierzetelne lub nieprawdziwe, lub który nie przedłożył informacji, wyjaśnień i dokumentów zgodnie z ust. 11 powyżej. Organizatorzy mogą również wykluczyć Uczestnika, który nie wskazał faktu powiązania, zgodnie z częścią IV ust. 13 Regulaminu.
13. Warunkiem przeprowadzenia Konkursu jest zgłoszenie się co najmniej 15 Uczestników. Warunkiem uruchomienia każdej z Kategorii jest zgłoszenie się przynajmniej 5 organizacji w ramach danej Kategorii. Organizatorzy zastrzegają prawo do rozwiązania Konkursu bez rozstrzygnięcia w przypadku zgłoszenia się mniejszej liczby Uczestników w terminie wskazanym w ust. 9 powyżej.

IIIA. Zgłoszenie do Kategorii Specjalnej

1. Zgłoszenia kandydata do Kategorii Specjalnej może dokonać Uczestnik, który złożył zgłoszenie (wypełniony Formularz) w ramach jednej z Kategorii.
2. Zgłoszenie do Kategorii Specjalnej jest opcjonalne, tj. Uczestnik może, ale nie musi zgłosić kandydata/kandydatów w ramach tej kategorii. Zgłoszenie może zostać dokonane w ramach jednej czynności dotyczącej zgłoszenia do Konkursu w ramach Kategorii jak i oddzielnie, poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w Formularzu. Złożenie zgłoszenia kandydata do Kategorii Specjalnej, następujące poprzez przesłanie Formularza winno nastąpić w terminie wskazanym w części III ust. 9 Regulaminu.
3. Osoba zgłaszająca kandydata w ramach Kategorii Specjalnej musi być uprawniona do reprezentacji Uczestnika oraz legitymować się zgodą kandydata na jego zgłoszenie i uczestnictwo w ramach Kategorii Specjalnej oraz jego oświadczeniem dotyczącym akceptacji warunków niniejszego Regulaminu, a nadto złożyć oświadczenia o których mowa w części III ust. 5 i 6 Regulaminu.
4. Każdy Uczestnik uprawniony jest do zgłoszenia maksymalnie 3 kandydatur do Kategorii Specjalnej.
5. Warunkiem przeprowadzenia Kategorii Specjalnej jest zgłoszenie co najmniej 15 poprawnych kandydatur. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do rozwiązania przedmiotowej kategorii bez rozstrzygnięcia w przypadku zgłoszenia mniejszej liczby kandydatów w terminie wskazanym w części III ust. 9 Regulaminu.
6. Decyzję o zakwalifikowaniu kandydata do fazy finałowej Kategorii Specjalnej podejmuje komitet selekcyjny, składający się z przedstawicielek/przedstawicieli każdego z Organizatorów („Komitet Selekcyjny”), w oparciu o analizę formalną i merytoryczną złożonego Formularza w kontekście zgłoszonej kandydatury, sumę uzyskanych punktów oraz ocenę zgodności z niniejszym Regulaminem. W ramach Kategorii Specjalnej oceniane będą następujące kryteria:
   1. innowacyjność (05 punktów);
   2. działanie spójne z ideą i celami Konkursu (05 punktów);
   3. skala działania (05 punktów);
   4. ilość osób, na które realizowane działania kandydata mają wpływ (05 punktów).
7. Komitet Selekcyjny nominuje maksymalnie 10 kandydatów do fazy finałowej Kategorii Specjalnej. Finalistami Kategorii Specjalnej są kandydaci nominowani przez Komitet Selekcyjny do fazy finałowej Kategorii Specjalnej („Finaliści Kategorii Specjalnej”).
8. Postanowienia części III Regulaminu stosuje się odpowiednio.

IV. Wybór Finalistów i Laureatów Konkursu w tym Kategorii Specjalnej

1. Decyzję o zakwalifikowaniu Uczestnika do fazy finałowej Konkursu podejmuje Komitet Selekcyjny, składający się z przedstawicielek/przedstawicieli każdego z Organizatorów, w oparciu o analizę formalną i merytoryczną złożonego Formularza, sumę uzyskanych punktów oraz ocenę zgodności z niniejszym Regulaminem.
2. Zgłoszenia Uczestników w ramach danej Kategorii, które uzyskają mniej niż połowę maksymalnej liczby punktów w części zamkniętej oceny merytorycznej, nie będą kwalifikowane do dalszego etapu i nie zostaną przekazane do dalszej oceny przez Komitet Selekcyjny.
3. Komitet Selekcyjny nominuje do fazy finałowej Konkursu przynajmniej po trzech Uczestników w każdej Kategorii, z największą liczbą punktów łącznie ze wszystkich Obszarów. Finalistami Konkursu są Uczestnicy nominowani przez Komitet Selekcyjny do fazy finałowej Konkursu („Finaliści”).
4. Zwycięzcy Konkursu („Laureaci”) zostaną wybrani z Finalistów przez Kapitułę Konkursu, w której skład będą wchodzić przedstawicielki/przedstawiciele Organizatorów oraz organizacji partnerskich Konkursu („Kapituła Konkursu”). Kapituła Konkursu wybierze po jednym Laureacie w każdej Kategorii.
5. Ponadto Komitet Selekcyjny może przedstawić Kapitule Konkursu Uczestnika/ów (innych niż Finaliści) rekomendowanego/ych przez Komitet Selekcyjny do przyznania wyróżnienia w danym Obszarze („Rekomendowany/i”), wraz z uzasadnieniem rekomendacji, a członkini/członek Kapituły Konkursu reprezentujący dany Obszar może zdecydować o przyznaniu takiego wyróżnienia w tym Obszarze jednemu z rekomendowanych Uczestników.
6. Skład Kapituły Konkursu zostanie opublikowany na stronie internetowej Konkursu do dnia 6 września 2025 r.
7. Zgłoszenia w Kategorii Specjalnej nie podlegają ocenie Kapituły Konkursu. Nominacji zgodnie z częścią IIIA Regulaminu dokonuje Komitet Selekcyjny, a wybór laureata spośród Finalistów Kategorii Specjalnej następuje wyłącznie na podstawie głosowania za pośrednictwem strony internetowej Konkursu.
8. Wybór laureata w ramach Kategorii Specjalnej odnosi się do wyboru wyłącznie jednego laureata, bez względu na Kategorię. Laureatem staje się Finalista Kategorii Specjalnej, który otrzymał największą ilość głosów internautów.
9. Do głosowania w ramach Kategorii Specjalnej za pośrednictwem strony internetowej Konkursu uprawniona jest każda osoba fizyczna, a głosujący ma prawo do oddania 1 (jednego) głosu na wybranego Finalistę Kategorii Specjalnej. Zabronione jest wykorzystywanie oprogramowania automatyzującego proces oddawania głosu oraz podejmowanie działań mogących prowadzić do destabilizacji strony internetowej Konkursu. Szczegółowe zasady odnoszące się do głosowania opublikowane zostaną na stronie internetowej Konkursu.
10. W przypadku zaobserwowania nadużyć w ramach głosowania publicznego odnoszącego się do Kategorii Specjalnej, Organizator uprawniony jest do anulowania głosów noszących znamiona działań sprzecznych z Regulaminem.
11. Profile Finalistów Kategorii Specjalnej prezentowane będą na stronie internetowej Konkursu od dnia 7 stycznia 2026 roku, a głosowanie odbywać się będzie od 7 stycznia 2026 roku do 31 stycznia 2026 roku, godz. 23:59.
12. Organizator po zakończeniu głosowania opublikuje wyniki na stronie internetowej Konkursu, z tym zastrzeżeniem, iż przedmiotowa publikacja nastąpi po uprzednim, oficjalnym ogłoszeniu wyników na wydarzeniu kończącym III (tegoroczną) edycję Konkursu. Szczegóły wydarzenia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym wraz z terminem jego przeprowadzenia opublikowane zostaną przez Organizatora na stronie internetowej Konkursu.
13. Uczestnik powiązany z członkinią/członkiem Kapituły Konkursu zobowiązany jest zgłosić ten fakt Organizatorom najpóźniej wraz ze składanym Formularzem, przesyłając wiadomość e-mail na adres: kontakt@rownowaga.org.pl oraz wskazując rodzaj tego powiązania. Członkinie/członkowie Komitetu Selekcyjnego oraz Kapituły Konkursu zobowiązane/i są zgłosić Organizatorom powiązanie członkini/członka Komitetu Selekcyjnego z danym Uczestnikiem lub powiązanie członkini/członka Kapituły Konkursu z danym Finalistą, Finalistą Kategorii Specjalnej lub Rekomendowanym – wskazując rodzaj powiązania (w szczególności członkini/członek, która/y jest wspólnikiem lub właścicielem Uczestnika, pełni funkcję w jego organach lub władzach, jest członkinią/em, pracownicą/kiem lub w inny sposób uczestniczy w strukturach danego Uczestnika). Członkini/członek Komitetu Selekcyjnego podlega wyłączeniu z weryfikacji Formularza powiązanego z nią/nim Uczestnika, głosowania nad jego nominacją do fazy finałowej lub rekomendacją do wyróżnienia oraz z podejmowania decyzji w innych sprawach dotyczących tego Uczestnika w związku z jego uczestnictwem w Konkursie. Członkini/członek Kapituły Konkursu podlega wyłączeniu z głosowania nad wyborem powiązanego z nią/nim Uczestnika oraz z podejmowania decyzji w innych sprawach dotyczących tego Uczestnika w związku z jego uczestnictwem w Konkursie, jak również nie może przyznać wyróżnienia takiemu Uczestnikowi.
14. Organizatorzy powiadomią Uczestników, nie później niż w terminie 30 dni przed ogłoszeniem wyników Konkursu, o ich nominacji do fazy finałowej Konkursu lub rekomendacji do przyznania wyróżnienia w danym Obszarze zgodnie z ust. 5 powyżej.
15. Decyzje Komitetu Selekcyjnego oraz Kapituły Konkursu (lub odpowiednio członkini/członka) są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie. Uczestnikom, kandydatom do Kategorii Specjalnej i Finalistą Kategorii Specjalnej Konkursu nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora w związku z decyzją Komitetu Selekcyjnego lub Kapituły Konkursu (lub odpowiednio członkini/członka).

V. Obowiązki Finalistów oraz Rekomendowanych

1. Każdy z Finalistów oraz każdy z Rekomendowanych:
   1. wyraża zgodę na posługiwanie się przez Organizatorów informacjami o Finaliście/Rekomendowanym i jego uczestnictwie w Konkursie, logo i nazwą Finalisty/Rekomendowanego – w związku z Konkursem oraz celami statutowymi Organizatorów powiązanymi z przedmiotem i celem Konkursu – w szczególności posługiwanie się w ramach ogłoszenia wyników Konkursu, informowania o jego Uczestnikach, zamieszczanie na stronie internetowej Konkursu, stronach internetowych i profilach mediów społecznościowych Organizatorów, w materiałach związanych z Konkursem oraz w materiałach informacyjnych, edukacyjnych i innych w ramach działalności statutowej Organizatorów – niezależnie od kanału, formy, nośnika, medium, w tym także w postaci linków do strony źródłowej, w formie plakatów, fotografii, ulotek, standów, banerów, materiałów radiowych, prasowych lub telewizyjnych, przekazów internetowych i innych materiałów, w tym materiałów archiwalnych;
   2. w przypadku uczestnictwa przedstawiciela/przedstawicielki Finalisty/Rekomendowanego w wydarzeniu kończącym III (tegoroczną) edycję Konkursu, która odbędzie się w terminie określonym przez Organizatorów, zapewni, że jego przedstawiciel/przedstawicielka biorący udział w wydarzeniu kończącym III edycję Konkursu, wyrazili zgodę na wykorzystanie ich wizerunku przez Organizatorów na cele, o których mowa w pkt. 1 powyżej oraz na żądanie Organizatora przedłoży ich pisemne oświadczenie w tym przedmiocie wymagane przez Organizatora;
   3. zobowiązany jest do potwierdzenia informacji zawartych w Formularzu lub związanych z jego uczestnictwem w Konkursie, zgodnie z częścią III ust. 11 Regulaminu.
2. Postanowienia ust. 1 powyżej znajdują zastosowanie także w odniesieniu do wyboru w ramach Kategorii Specjalnej, a Uczestnik, zapewnia, że kandydat, Finalista Kategorii Specjalnej biorący udział w Kategorii Specjalnej wyraził zgodę na wykorzystanie jego wizerunku, imienia i nazwiska, a także noty biograficznej na cele związane z Konkursem w tym te określone w ust. 1 pkt. 1 powyżej.

VI. Pozostałe postanowienia

1. Każdy z Organizatorów jest niezależnym administratorem danych osobowych reprezentantów i osób kontaktowych po stronie Uczestników Konkursu. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych określa klauzula informacyjna dostępna na stronie internetowej Konkursu.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność strony internetowej Konkursu lub problemy z przesyłaniem danych, ani też nie gwarantuje, że strona internetowa Konkursu będzie wolna od zakłóceń́ lub błędów. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę̨ danych lub inne skutki po stronie głosujących, Uczestników w związku z transmisją danych na stronie internetowej Konkursu, ani za opóźnienia lub jakiekolwiek przeszkody w komunikacji z Uczestnikami Konkursu wynikające z przyczyn niezależnych od niego.
3. Regulamin wchodzi w życie w dniu 6 września 2025 r. i jest dostępny na stronie internetowej Konkursu.
4. Organizator jest uprawniony do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu. Zmieniony Regulamin wchodzi w życie z chwilą jego opublikowania na stronie internetowej Konkursu. Zmiana Regulaminu, która pogarszałaby warunki uczestnictwa w Konkursie Uczestników, którzy już złożyli Formularze, nie wiąże takich Uczestników.
5. Organizator jest wyłącznie uprawniony do interpretacji i wyjaśnień co do postanowień Regulaminu. Wszelkie pytania związane z uczestnictwem w Konkursie należy kierować na adres e-mail kontakt@rownowaga.org.pl.
6. W kwestiach, które nie zostały uregulowane w niniejszym Regulaminie zastosowanie znajdą powszechnie obowiązujące przepisy polskiego prawa, w szczególności kodeksu cywilnego.